- إنشاء ملف جديد: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف>>إنشاء ملف جديد)
عند بداية استخدامك لنظام المحاسبة والمستودعات من ألفا سوفت أو عندما تريد إضافة قاعدة بيانات جديدة للبرنامج ستقوم بإنشاء ملف جديد كخطوة أولى, وذلك من خلال عدة نوافذ متتالية. تتضمن النافذة الأولى معالج الانشاء, أي إعطاءك إشعار أنه يمكنك الآن إنشاء قاعدة بيانات إذا كنت متأكد فاضغط على التالي.
أما النافذة الثانية تعريف الملف والتي تتطلب تحديد عنوان الملف والسنة المالية وتاريخ بداية المدة (1\1) وتاريخ نهاية المدة (31\12)
ثم نوع نظام قاعدة البيانات من النافذة الثالثة قم باختيار sql server وهو يمكّن الشركات الكبيرة من تخزين البيانات وحفظها وبالتالي يعتبر الخيار الأفضل.
وبعد ذلك النافذة الرابعة نوع الاتصال مع قاعدة البيانات وليكن عن طريق مخدم الشبكة, (الملف الافتراضي: يعني تقسيم الخادم الأساسي للشبكة إلى أكثر من مخدم, أما عميل على الشبكة: أي نظام يتعامل مع نظام حاسوب آخر من أجل الحصول على خدمة عن طريق شبكة)
ومن خلال النافذة الخامسة تعريف قاعدة البيانات نختار اسم مخدم الشبكة وعنوان قاعدة البيانات التي نقوم بإنشائها الآن ومكان تخزين الملف ومكان النسخة الاحتياطية.
ثم نقوم في النافذة السادسة بتحديد العملة الافتراضية ورمزها وأجزاء العملة.
في النافذة التالية نختار دليل الحسابات الافتراضي هل نريد دليل فارغ أو مبسط أو تجاري أو أياً كان من خيارات الأدلة الأخرى الموضحة هنا في النافذة السابعة الدليل الفارغ الخيار الأفضل يمتلك مرونة يمكّنك من القيام بكافة العمليات.
ثم نحدد خصائص الملف أي العمليات التي نريد استخدامها في قاعدة البيانات هذه في النافذة الثامنة نحدد كافة الخيارات.
ومن خلال خيارات عامة الموضحة في النافذة التاسعة قم بتحدد التاريخ ميلادي أو هجري وشكل التاريخ في التقارير وكذلك شكل الوقت في التقارير ودقة حقل السعر وهل تريد استخدام الفاصلة الألفية أم لا؟ إن كنت تود استخدامها اضغط على المربع الفارغ بجوارها.
النافذة العاشرة نحدد المخزن الافتراضي وليكن المخزن الرئيسي والمجموعة الافتراضية ولتكن الأصناف.
وفي الخطوة قبل الأخيرة نكتب اسم المستخدم وكلمة المرور وتأكيدها.
ثم إنشاء الملف كمرحلة أخيرة.
- قائمة الملفات: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف>>قائمة الملفات).
يُظهر هذا التبويب قائمة بقواعد البيانات المثبتة في البرنامج لديك, نختار القاعدة المراد فتحها نكتب اسم المستخدم وكلمة المرور ثم موافق, ومن خلال هذه القائمة الظاهرة لدينا يمكنك تحديد قاعدة بيانات محددة كافتراضية, أي عند فتح البرنامج تظهر هذه القاعدة تلقائياً.
- إغلاق ملف: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> إغلاق ملف)
وهذا للقيام بإغلاق الملف المفتوح, إذا كنت تريد الاغلاق فاضغط موافق في النافذة الظاهرة.
- إجراء نسخة احتياطية: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> إجراء نسخة احتياطية)
إذا كنت تريد إنشاء نسخة احتياطية تصلك يومياَ إلى بريدك الالكتروني من كافة العمليات التي قام بها المستخدم أو المستخدمون في قاعدة بيانات ما, فمن خلال النافذة الظاهرة حدد بريدك الالكتروني ثم اختار تنفيذ.
ملاحظة: وعند اغلاق البرنامج سيظهر ذات الخيار إذا ما كان المستخدم يريد إرسال نسخة احتياطية الى البريد الالكتروني المحدد مسبقاً أم لا.
- استرجاع النسخة الاحتياطية: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> استرجاع النسخة الاحتياطية)
إذا قمت بإرسال نسخة احتياطية إلى بريد الكتروني و أردت استرجاعها لأي خطأ كان, من هذه النافذة ضع اسم الملف أو اضغط على النقاط الثلاثة بجانب مربع الحوار فتظهر قائمة بالملفات ثم استرجاع.
- تصدير (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تصدير) تتضمن خيارين:
- تصدير قاعدة البيانات: إذا كنت تريد تصدير قاعدة البيانات لديك إلى مكان ما في حاسوبك, اختار ذلك المجلد من خلال الضغط على هذه النقاط بجانب مربع الحوار الظاهر (تصدير إلى) فتظهر الخيارات المتاحة ويظهر المسار ثم اضغط تصدير وللتراجع عن العملية اضغط إغلاق.
- تصدير ملف اللصاقات: يقصد بها لصاقات الباركود الخاصة بمنتج ما لا يملك باركود خاص به, فمن خلال برنامجنا يمكنك القيام بتصميم لصاقة باركود خاصة بكل منتج, وعند طباعة فاتورة مثلاً يظهر هذا الباركود تلقائياً. ومن خلال التصدير يمكنك إرسال نسخة من اللصاقات الخاصة بالمنتجات في برنامجك لمجلد ما في حاسوبك, تختار المكان المراد تصدير نسخة إليه من مربع حوار(تصدير إلى) ثم اضغط على تصدير وللتراجع اضغط اغلاق.
- استيراد: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> استيراد) تتضمن خيارين:
- استيراد قاعدة البيانات: إذا كان لديك بيانات في ملف اكسل يمكنك استيرادها للبرنامج, اكتب في هذا الحقل اسم الملف وحدد المدى مثلاً من ورقة1 إلى ورقة 4, حدد الصفوف القصوى المراد استيرادها وليكن 15صف, ثم استيراد البيانات (Import data).
- استيراد ملف اللصاقات: إذا كان ملف اللصاقات في مجلد ما في حاسوبك فيمكنك تحديد اسم المجلد في مربع حوار (استيراد من) أو بالضغط على النقاط المجاورة فتظهر قائمة المجلدات التي من الممكن الاستيراد منها, ثم اضغط على استيراد كخطوة أخيرة.
- تغيير مستخدم: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تغيير مستخدم)
قد يكون هناك أكثر من مستخدم على برنامج المكاتب الخلفية مثل (دوام صباحي لموظف ودوام مسائي لموظف آخر) وبالتالي للتغيير بين المستخدمين, نحدد اسم المستخدم وكلمة المرور ثم موافق.
- تغيير كلمة مرور: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تغيير كلمة مرور)
بإمكان مستخدم برنامج ألفا سوفت للمحاسبة تغيير كلمة المرور الخاصة به, قم بإدخال اسم المستخدم القديم وكذلك كلمة المرور, ثم اكتب كلمة المرور الجديدة وقم بتأكيدها, ثم اضغط تغيير.